Duplicación de Facturas y Propuestas: Orden de Trabajo Actual, Existente y Nueva

Fexa permite a un usuario duplicar información en objetos de Factura (Facturas y Propuestas de Cliente y Proveedor) en Órdenes de Trabajo Actuales, Existentes e incluso Nuevas.

Desde el propio objeto Factura, o en la pestaña de Contabilidad dentro de una orden de trabajo, hay un ícono de 'Duplicar' que se asemeja a dos hojas de papel con las esquinas dobladas.

Al seleccionar este ícono, se presenta un menú que guiará sobre los campos que deben seleccionarse para mover la información del objeto existente a un nuevo objeto.

Al elegir duplicar la Factura/Propuesta Completa, el usuario puede seleccionar (3) destinos: La Orden de Trabajo Actual, otra Orden de Trabajo Existente en Fexa, o una Nueva Orden de Trabajo. Aquí están los pasos para cada uno.

Al elegir duplicar Ítems de Línea, el usuario solo puede seleccionar la orden de trabajo actual o una orden de trabajo existente en Fexa.

Orden de Trabajo Actual

1. Seleccione el Tipo de Nueva Factura/Propuesta - Esto indicará dónde desea que aparezca la información una vez completado el proceso de duplicación.
2. Seleccione el Nuevo Número de Referencia (se autocompletará pero puede cambiarse manualmente con los permisos apropiados).
3. Seleccione el Cliente (solo aplicable para Factura/Propuesta de Cliente)
4. Seleccione la Asignación (no aplicable para Factura/Propuesta de Cliente, pero sí para todos los demás objetos)
   1. Las asignaciones disponibles estarán relacionadas con la orden de trabajo de la cual se está copiando el objeto original.
5. Seleccione la Nueva Fecha de Transacción
6. Seleccione Documentos para Copiar (esto incluirá cualquier tipo de documento adjunto al objeto factura que se está duplicando)
7. Seleccione Ítems de Línea (Si no se selecciona ninguno, se incluirán todos los ítems de línea en la copia)
8. Seleccione 'Duplicar' en la parte inferior derecha del menú ('Cancelar' también está disponible)

Una vez completado, se creará un nuevo objeto en la orden de trabajo actual.

Orden de Trabajo Existente

NOTA: El usuario debe anotar la orden de trabajo de Fexa a la que desea copiar el objeto factura ya que será necesaria para la entrada.

1. Seleccione el Tipo de Nueva Factura/Propuesta - Esto indicará dónde desea que aparezca la información una vez completado el proceso de duplicación.
2. Seleccione el Nuevo Número de Referencia (se autocompletará pero puede cambiarse manualmente con los permisos apropiados).
3. Seleccione el Cliente (solo aplicable para Factura/Propuesta de Cliente)
4. Seleccione la Asignación (no aplicable para Factura/Propuesta de Cliente, pero sí para todos los demás objetos)
   1. Las asignaciones disponibles estarán relacionadas con la orden de trabajo de la cual se está copiando el objeto original.
5. Seleccione la Nueva Fecha de Transacción
6. Seleccione Documentos para Copiar (esto incluirá cualquier tipo de documento adjunto al objeto factura que se está duplicando)
7. Seleccione Ítems de Línea (Si no se selecciona ninguno, se incluirán todos los ítems de línea en la copia)
8. Seleccione 'Duplicar' en la parte inferior derecha del menú ('Cancelar' también está disponible)

Una vez completado, se creará un nuevo objeto en la Orden de Trabajo con el ID que se ingresó durante el proceso de copia.

Nueva Orden de Trabajo

NOTA: Este proceso creará una Orden de Trabajo completamente nueva en Fexa y es útil en casos donde facturas/propuestas previamente rechazadas necesitan ser revisadas en una fecha posterior.

1. Seleccione el Tipo de Nueva Factura/Propuesta - Esto indicará dónde desea que aparezca la información una vez completado el proceso de duplicación.
2. Seleccione el Nuevo Número de Referencia (se autocompletará pero puede cambiarse manualmente con los permisos apropiados).
3. Seleccione el Cliente (solo aplicable para Factura/Propuesta de Cliente)
4. Seleccione el Proveedor (no aplicable para Factura/Propuesta de Cliente, pero sí para todos los demás objetos)
   1. Este campo NO es obligatorio y cargará todos los proveedores disponibles para despacho.
5. Seleccione la Nueva Fecha de Transacción
6. Seleccione Documentos para Copiar (esto incluirá cualquier tipo de documento adjunto al objeto factura que se está duplicando)
7. Seleccione Tipo de Asociación
   1. Fexa ofrece (4) tipos comunes de asociación por defecto. Esta es una lista configurable y puede modificarse bajo Administración > Seleccionables > Asociaciones)
8. Seleccione Ítems de Línea (Si no se selecciona ninguno, se incluirán todos los ítems de línea en la copia)
9. Seleccione 'Duplicar' en la parte inferior derecha del menú ('Cancelar' también está disponible)

El usuario será redirigido a la pantalla de Crear Nueva Orden de Trabajo en este momento. Fexa conservará el Cliente, Instalación y otra información general de la orden de trabajo ORIGINAL; sin embargo, el usuario tendrá la oportunidad de hacer cualquier cambio antes de guardar la NUEVA orden de trabajo.

Un punto común de verificación es validar la Asignación de Proveedor Predeterminada en este momento, o ajustar la Prioridad de la NUEVA orden de trabajo.

La NUEVA orden de trabajo incluirá una descripción que indica que fue duplicada de un objeto existente.

Una vez guardada, la NUEVA orden de trabajo seguirá el proceso de flujo de trabajo existente.